广东省有机农业协会会议、文件档案管理制度

第一节、 秘书处会议制度

一、会议形式：

秘书长办公会议每月召开一次；秘书处工作会议每周召开一次，会议由秘书长主持；各部门工作会议每周召开一次。

二、会议内容：

（一）学习贯彻重要文件和上级会议精神。

（二）讨论研究阶段性工作。

（三）检查各项制度、各个岗位工作职责执行情况。

（四）民主生活。

（五）需秘书处办公会议讨论决定的其它事项。

三、参加人员：

秘书长办公室会议由秘书长及有关部门主任参加；秘书处工作会议由秘书处全体工作人员参见；各部门工作会议如有需要，可请分管的副秘书长及秘书长参加。

四、会议纪要

（一）秘书长办公室讨论决定事项应形成会议纪要并及时归档。

（二）秘书处工作会议应有专人记录。

（三）各部门工作会议应有会议纪要本和专人保管。

第二节、文件处理和归档立卷制度

为加强协会的政务工作，切实提高公文处理的效率和公文质量，特制定本制度。

一、公文的种类及内容

（一）《广东省有机农业协会文件》

1、文件字号为“省有机协”

 2、文件的主要内容：

（1）贯彻执行党和国家的方针、政策、决定、决议、指示；

（2）转发主管单位及国家有关协会的文件；

（3）报送给上级机关的文件；

（4）印发会员代表大会、理事会、常务理事会的决议、决定；

（5）以协会名义安排和部署工作；

（6）以协会名义印发的其它文件。

（二）《广东省有机农业协会函件》

1、文件字号为“省有机协函”

2、文件的主要内容：与平行、不相属的单位商洽工作，询问和答复问题。

（三）《广东省有机农业协会秘书处文件》

1、文件字号为“省有机协秘”

 2、文件的主要内容：

（1）以秘书处名义召开会议的通知，形成的会议纪要；

（2）以秘书处名义向协会领导的请示、报告。

二、行文规则

（一）文件处理程序：

1、协会向上级单位报送的请示、报告、以及向下属单位印发的通知，要以协会名义上报、下发；

2、协会秘书处向协会领导的请示、报告对内部机构印发的通知，要以秘书处名义上报和下发。

（二）文件登记：

文件登记按时间先后顺序依次编号登记、登记项目包括时间、编号、标题、发放份数。

列入必须登记的文件：

1、上级机关来文；

2、其它单位商洽工作需要答复的来函；

3、以协会或秘书处名义以上报的各种请示、报告；

4、以协会名义签订的协议；

5、具有本会机密性质的文件。

（三）文件审核与审批：

凡以协会或秘书处名义发出的文件、以及工作计划、总结、规章制度等均由秘书长核稿，报送常务副会长或会长审批。

三、公文的打印与核对

（一）需打字的文件、便函均由秘书长统一安排打字，由拟稿人员负责校对；

（二）文件印出后，要由核稿人判定无误后方可发出。

四、公文立卷

（一）公文立卷要分类准确，根据发文机关、问题、时间、名称等公文特征进行归档立卷，同时要有利于保管、查找和利用。

（二）凡以协会名义发出的各类请示、报告等文件，在有关单位批复、答复或文件办理结束后，应及时将办文结果归档。

（三）按文件归档、立卷的有关规定，修改文件或签批文件应使用签字笔，不要在左侧装订线处签批或修改公文。

五、公文保密

（一）文件制发

1、文件制发前要认真登记、编号、核定份数；

2、在接稿、打字、核对、印刷等工作程序中，要严格把关、对带有密级的文件要严禁多印；

3、发文要登记，文件发出前要逐件核对，严防错发、漏发。

（二）文件管理

1、严格执行文件传阅范围，未经领导批准，不准擅自扩大。

2、凡参加各种会议带回的文件，应及时交负责档案的同志归档管理。

（三）文件销毁

1、销毁文件、资料、内部刊物要按规定编制销毁清册、履行批准手续后，再行销毁；

2、实行两人监销制，销毁前必须认真清点销毁清册，防止误销或漏销。

六、印章、介绍信管理

（一）协会和秘书处的印章、介绍信，由秘书处办公室设专人负责管理；

（二）工作用印章、介绍信，经秘书长批准后，由印信管理人员开信、盖章；

（三）不得使用空白介绍信；

（四）印信管理人员要坚持原则，遵守制度，严格把关，遇到问题要及时请示报告，不得擅自作主；

（五）未经秘书长同意，印信不得自行交予他人代管。

（五）本制度从2023年7月1日开始执行。

广东省有机农业协会

2023年6月13日